Sie kennen die Frachtrate und wissen, wann der Lkw an der Rampe stehen soll. Ob die Tour Geld verdient, hängt auch davon ab, wie weit das Fahrzeug leer fährt und wie lange es gebunden ist. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie einen Auftrag vor der Zusage kalkulieren, nach der Fahrt prüfen und daraus den nächsten Angebotspreis ableiten.
Key Takeaways
- Tourenkosten entstehen auf der gesamten Strecke, einschließlich Anfahrt, Lastfahrt und leerem Rückweg.
- Einsatzstunden erfassen Fahr-, Lade-, Entlade- und Wartezeiten, die Fahrzeug und Personal binden.
- Deckungsbeiträge zeigen, wie viel vom Erlös nach Abzug der variablen Kosten zur Deckung der übrigen Kosten bleibt.
- Frachtpreise für regelmäßige Touren orientieren sich an den zugeordneten Vollkosten und dem angestrebten Ergebnis.
- Nachkalkulationen zeigen, welche Mehrkosten das Tourenergebnis verändert haben und welche Annahmen Sie für das nächste Angebot anpassen sollten.
- Zahlungstermine bestimmen, wie lange eine Spedition eingekaufte Transporte vorfinanziert.
Was ist Controlling für Speditionen und Transportunternehmen?
Controlling für Speditionen und Transportunternehmen verbindet Frachterlöse, Fahrtdaten und Kosten, damit die Geschäftsführung Touren und Aufträge wirtschaftlich beurteilen kann. Controlling ist ein Führungsprozess, der Unternehmensziele in Pläne übersetzt, Abweichungen untersucht und Entscheidungen über Maßnahmen vorbereitet. Im Transportbetrieb kann das bedeuten, nach wiederholten Wartezeiten ein anderes Ladefenster mit dem Kunden zu vereinbaren. [IGC-Controlling-Prozessmodell](https://www.igc-controlling.org/fileadmin/user_upload/IGC_Controlling-Prozessmodell_2. Auflage.pdf)
Warum ist Controlling für Speditionen wichtig?
Speditionscontrolling zeigt, welche Aufträge viel Fahrzeugzeit beanspruchen und wie viel sie zur Kostendeckung beitragen. Ein Kunde kann beispielsweise jede Woche mehrere Lkw auslasten und durch Wartezeiten gleichzeitig Kapazität für weitere Aufträge binden. Prüfen Sie in diesem Fall das Ergebnis je Tour. Wenn Fahrzeuge der Engpass sind, vergleichen Sie zusätzlich den Deckungsbeitrag je gebundener Fahrzeugstunde.
Wie kalkulieren Sie die Kosten einer Lkw-Tour?
Die Tourenselbstkosten ergeben sich aus den laufleistungsabhängigen Kosten, den Kosten der gebundenen Einsatzzeit, den Streckengebühren und den anteiligen Gemeinkosten. Für eine Direktfahrt zählen die Anfahrt zum Ladeort, die Lastfahrt und der Weg bis zum nächsten Einsatz oder zurück zum Hof. Solange eine Rückladung offen ist, kalkulieren Sie die Fahrt zunächst mit leerem Rückweg. Bei Sammeltransporten erfassen Sie gemeinsame Strecken einmal und verteilen die Kosten nach einem dokumentierten Schlüssel, etwa anhand belegter Stellplätze und Teilstrecken.
Wie berechnen Sie die Lkw-Kosten pro Kilometer und Stunde?
Für den Kilometersatz teilen Sie die laufleistungsabhängigen Kosten durch die gesamte Fahrleistung im selben Zeitraum. Dazu zählen beispielsweise Kraftstoff, Reifen und der kilometerabhängige Anteil der Wartung. Für den Fahrzeugstundensatz teilen Sie die jährlichen fixen Fahrzeugkosten durch die Stunden, die Sie realistisch auf Touren verrechnen können. Bei fiktiven 25.200 € und 1.800 Einsatzstunden ergibt das 14 € je Stunde.IHK-Merkblatt zu Betriebskosten im Güterkraftverkehr
Für die Zeitkosten rechnen Sie auch die Zeit an der Rampe ein. Setzen Sie die Fahrerkosten einschließlich Lohnnebenkosten an und berücksichtigen Sie Disposition und Verwaltung über die Gemeinkosten. Ordnen Sie jede Kostenposition genau einem Satz zu. Liegt die Versicherung bereits im Fahrzeugstundensatz, ist sie damit in der Tourenkalkulation erfasst.
Für die Lkw-Maut zählen die mautpflichtigen Streckenabschnitte und der für das Fahrzeug geltende Mautsatz. Erfassen Sie die Maut in einer eigenen Zeile und übernehmen Sie für die Nachkalkulation die tatsächlich abgerechneten Beträge aus dem Einzelfahrtennachweis.Mautberechnung nach § 3 BFStrMG · Einzelfahrtennachweis von Toll Collect
Wann lohnt sich ein Transportauftrag?
Ein wiederkehrender Transportauftrag lohnt sich zum angebotenen Preis, wenn die Erlöse die zugeordneten Vollkosten decken und das angestrebte Ergebnis liefern. Für eine einzelne Zusatzfahrt bei freier Kapazität zeigt der Deckungsbeitrag, was nach den zusätzlich anfallenden Kosten übrig bleibt. Bei voller Auslastung berücksichtigen Sie auch den Beitrag des Auftrags, den Sie dafür verschieben oder ablehnen müssten.Existenzgründungsportal zur Deckungsbeitragsrechnung und Preisuntergrenze
Wie verändert sich das Tourenergebnis im Soll-Ist-Vergleich?
Ein Soll-Ist-Vergleich stellt für dieselbe Kennzahl und denselben Zeitraum den geplanten Wert dem tatsächlichen Wert gegenüber. Im folgenden fiktiven Beispiel bringt eine Lkw-Tour 700 € netto. Der Lkw fährt wie geplant 330 Lastkilometer. Ein anderer Rückweg verlängert die Leerfahrt um 40 Kilometer und die Fahrzeit um 30 Minuten. An der Rampe kommt eine weitere Stunde hinzu. DATEV-Leitfaden zum Planzahlen-Controlling
| Position | Plan | Ist | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Gesamtkilometer, davon leer | 400 km, davon 70 km | 440 km, davon 110 km | +40 km |
| Einsatzzeit | 8 Std. | 9,5 Std. | +1,5 Std. |
| Laufleistungsabhängige Kosten à 0,55 €/km | 220 € | 242 € | +22 € |
| Maut | 70 € | 78 € | +8 € |
| Fahrerkosten à 28 €/Std. | 224 € | 266 € | +42 € |
| Fixe Fahrzeugkosten à 14 €/Std. | 112 € | 133 € | +21 € |
| Anteilige Gemeinkosten | 45 € | 45 € | 0 € |
| Tourenselbstkosten | 671 € | 764 € | +93 € |
| Nettoerlös | 700 € | 700 € | 0 € |
| Tourenergebnis nach Vollkosten | +29 € | −64 € | −93 € |
Für die kurzfristige Entscheidung ergibt sich ein Deckungsbeitrag von 380 € (700 € − 242 € − 78 €), sofern alle 9,5 Stunden in eine ohnehin bezahlte Schicht mit ausreichend freier Kapazität fallen. In diesem Fall entstehen durch die Zusatzfahrt nur Kilometerkosten und Maut. Einschließlich der zugeordneten Zeit- und Gemeinkosten kostet die Tour 1,74 € je gefahrenem Kilometer oder 2,32 € je Lastkilometer.
Für den nächsten Auftrag mit denselben erwarteten Kosten und einem Ergebnisziel von 50 € brauchen Sie 814 € netto. Liegt die Preisobergrenze des Kunden bei 700 €, dürfen die erwarteten Selbstkosten für dieses Ziel höchstens 650 € betragen. Prüfen Sie dann, ob ein kürzerer Rückweg oder ein verlässliches Ladefenster die Kosten ausreichend senkt. Bei regelmäßigem Warten können Sie außerdem vorab vereinbaren, ab wann Wartezeit vergütet und wie sie dokumentiert wird.
Wie kalkulieren Speditionen Aufträge mit Fremdfrachtführern?
Bei Fremdvergabe ziehen Sie vom Nettoerlös den Einkaufspreis des Frachtführers und die zusätzlichen auftragsbezogenen Kosten ab. Ein Spediteur organisiert die Versendung. Übernimmt die Spedition die Beförderung selbst, kalkuliert sie dafür den eigenen Fuhrparkeinsatz.Speditionsvertrag nach § 453 HGB · Selbsteintritt nach § 458 HGB
Im fiktiven Beispiel bleiben von 780 € Kundenerlös nach 650 € Fremdfracht und 20 € auftragsbezogenem Umschlag zunächst 110 € Deckungsbeitrag. Daraus decken Sie unter anderem die Kosten für Disposition und Verwaltung.
Für die Vorfinanzierung zählen die Zahlungstermine. Eine Liquiditätsvorschau ermittelt den erwarteten Zahlungsmittelbestand, indem sie Ein- und Auszahlungen den voraussichtlichen Zahlungsterminen zuordnet. Zahlt die Spedition den Frachtführer 14 Tage nach der Tour und der Kunde seine Rechnung 45 Tage nach der Tour, finanziert die Spedition den Einkaufspreis im Beispiel 31 Tage vor. Liquiditätsplanung mit erwarteten Zahlungsterminen
Welche Daten und Tools braucht das Speditionscontrolling?
Für den Einstieg reicht eine Tabelle mit einer Zeile je Tour, wenn Sie Angebotsdaten, Fahrtdaten und Belege über dieselbe Tour-ID zuordnen. Halten Sie den Angebotsstand fest, damit er beim Eintragen der Ist-Daten als Vergleichswert erhalten bleibt.
| Datenquelle | Angaben für die Nachkalkulation | Zuständig |
|---|---|---|
| Angebot und Disposition | Frachtrate, geplante Strecke, Einsatzzeit und vereinbarte Zuschläge | Disposition |
| Fahrtdokumentation | Last- und Leerkilometer, Einsatzzeit, Wartezeit und Abweichungsgrund | Fahrpersonal und Disposition |
| Buchhaltung und Mautnachweis | Erlöse, Gutschriften, Mautbeträge und Fremdrechnungen | Buchhaltung |
Für das erste Tourenblatt können Sie Excel oder das kostenlose LibreOffice Calc verwenden. Kennzeichnen Sie geschätzte Kosten und ausstehende Belege, bevor Sie Tourenergebnisse vergleichen. Wenn Ihr Transportmanagementsystem Tour-ID, Zeit und Strecke bereits erfasst, können Sie diese Angaben per Export übernehmen.LibreOffice Calc
Wie führen Sie die Nachkalkulation im Betrieb ein?
Eine Nachkalkulation beginnt mit einer wiederkehrenden Tour, für die eine konkrete Entscheidung ansteht. Wählen Sie beispielsweise einen Auftrag, bei dem Sie vor der nächsten Preisrunde klären müssen, wie häufig Wartezeit anfällt und welchen Betrag sie kostet.
- Vor der Zusage hält die Disposition den kalkulierten Preis, die erwarteten Tourenkosten und die Annahmen zur Rückfahrt fest.
- Nach der Fahrt prüfen Disposition und Buchhaltung die größte Abweichung anhand der Fahrtdaten und Belege. Klären Sie etwa, ob die Wartezeit auf ein regelmäßig überbuchtes Ladefenster zurückgeht.
- Vor dem nächsten Angebot entscheidet die verantwortliche Person über Preis, Ladefenster oder Einsatzplanung. Sie hält fest, bei welcher Folgetour sie die Wirkung prüft.
Ein monatlicher Controlling-Zyklus umfasst die Abstimmung der Ist-Daten, den Vergleich mit dem Plan, die Klärung wesentlicher Abweichungen und die Nachverfolgung beschlossener Maßnahmen. Fassen Sie dafür die Tourenergebnisse nach Kunde oder Strecke zusammen. So können Sie vor einer Vertragsverlängerung erkennen, ob eine Abweichung einmalig war oder sich über mehrere Fahrten wiederholt. Fünf Kennzahlen für den monatlichen Geschäftsführerbericht
Welche Touren und Aufträge rechnen sich auf Dauer?
Auf Dauer rechnen sich Touren, deren Erlöse die zugeordneten Kosten decken und das geplante Ergebnis erwirtschaften. Beginnen Sie mit einer Fahrt, deren Preis Sie bald neu verhandeln. Mit dem Angebot, dem Fahrtenprotokoll und den Kostenbelegen können Sie berechnen, wie viel Spielraum bei Preis, Strecke und Ladezeit besteht.
Für eine kostenfreie, 30-minütige Ersteinschätzung können Sie eine typische Tour oder eine offene Preisfrage mit Andreas Streich besprechen.Ersteinschätzung zum Transportcontrolling buchen
Verfasst von: Simon Hertog Schmäing – Autor mit über zwei Jahren Erfahrung in Webdesign und KI-gestützten Lösungen, mit Fokus auf moderne, effiziente digitale Anwendungen.
Fachlicher Prüfer: Andreas Streich – über 23 Jahre Erfahrung in den Bereichen Sanierung, Restrukturierung, Controlling und Beratung mittelständischer Unternehmen.
KI-Transparenz: Dieser Artikel wurde mit KI-Unterstützung erstellt. Die redaktionelle Prüfung und die fachliche Prüfung durch Andreas Streich sind abgeschlossen. Die Rechenbeispiele sind fiktiv.